顧客關係管理系統Salesforce教學

顧客關係管理系統Salesforce教學

顧客關係管理系統Salesforce教學-初階

作者：福別問

推薦的入門書為Sharif Shaalan所著的Salesforce for Beginners，不推薦Salesforce For Dummies。

註冊帳號

  • 造訪https://developer.salesforce.com/signup，並填寫註冊資訊。
    • Role可以選擇Developer，
    • Country選擇Australia或Canada或United Kingdom或United States，才會是英文介面的系統。使用英文的最主要原因是遇到問題時，才能在網路上找到解答。如果要切換語言，點選右上角的睏寶頭像，點選[設定]，再點選左側的[語言與時區]。
    • Username建議使用信箱後面再加上.sandbox，例如abc@gmail.com.sandbox。

  • 如畫面指示，到信箱收取認證信。
  • 點選[Verify Account]。
  • 接著設定密碼，完成後即會自動登入。注意，之後是到https://login.salesforce.com登入，用username登入，不是用信箱。如果沒有進到設定密碼的畫面，而是要求輸入帳號密碼登入，則輸入username後點選忘記密碼。
  • 登入後的畫面。

切換到Sales模式

  • 預設是[Setup]設定畫面
  • 點選左上角的九宮格圖示（App Launcher），搜尋sales，選擇[Sales]（手機中有一個閃電的圖示）。
  • [Sales]畫面。

更換頭貼

請各位同學務必要更換，否則助教無法辨別作業。

  • 點選右上角的睏寶頭像
  • 再點選一次頭像。
  • 點選頭像右下角的相機，上傳頭像。
  • 成功更換頭像。

名詞定義

英文官方翻譯更貼切的翻譯
Object物件標籤
Field欄位
Record記錄
標籤官方翻譯更貼切的翻譯
Home首頁
Opportunities機會進一步的商機
Leads商機一開始的商機
Tasks工作任務
Files檔案
Accounts帳戶公司
Contacts連絡人
Campaigns活動
Dashboards顯示面板
Cases個案客戶意見

排序標籤

  • 點選右上角的鉛筆。
  • 將標籤按照Leads, Cases, Contact, Calendar, Opportunities排序，點選[Save]。
  • 更換順序後。

機會與報價單

  • 點選[Opportunities]，點選右上角的[New]，新增一筆機會。
  • 輸入該機會的各項資訊後，點選[Save]。
  • 稍微看一下進度條。注意到此時還沒有報價功能，接著我們要開啟報價功能。
  • 點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
  • 搜尋[Quote Settings]，點選[Enable]。
  • 勾選所有Layout後點選[Save]。
  • 回到[Opportunity]，隨便選擇一筆記錄。
  • 可以看到有[Quotes]的功能了。

生成紙本報價單

  • 承接上一張簡報的內容，按下[Quotes]旁邊的向下箭頭，選擇[New Quote]。
  • 建立一筆新的報價後點選[Save]。
  • 點選剛剛建立的報價。
  • 點選右上角的向下箭頭，選擇[Create PDF]。
  • 點選[Save to Quote]。
  • 可以看到儲存成PDF檔案準備日後列印。

手動建立商機

  • 點選[Leads]標籤，點選右上角的[New]。
  • 輸入稱謂、姓名、公司，點選[Save]。
  • 成功新增一筆商機。

從網頁獲得商機

一般來說，在這個網路時代，商機較常透過網路獲得，而非手動建立，我們來看如何實現這個功能。

  • 點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
  • 搜尋web-to-lead，並點選[Web-to-Lead]。
  • 點選[Create Web-to-Lead Form]。
  • 增減適當的欄位，並且取消勾選[Include reCAPTCHA in HTML]，點選[Generate]。
  • 複製HTML程式碼，點選[Finished]。
  • 將剛剛複製的HTML程式碼，貼到網頁程式碼的<body>與</body>中間，可以使用W3Schools Tryit Editor。記得將debug的部分取消註解。
  • 顧客提交商機表單。
  • 收到主旨為[Lead Successfully Created in Salesforce]的信件，點選信件中的連結即會回到Salesforce檢視商機。

從網頁取得顧客回饋

  • 點選[Cases]，目前還沒有記錄。case在這裡翻譯成顧客回饋比較貼切。一般來說顧客回饋都是透過網路來獲得，而非手動建立，我們來看如何實現這個功能。
  • 點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
  • 搜尋web-to-case html generator。增減適當的欄位，並且取消勾選[Include reCAPTCHA in HTML]，點選[Generate]。
  • 複製HTML程式碼，點選[Finished]。
  • 將剛剛複製的HTML程式碼，貼到網頁程式碼的<body>與</body>中間，可以使用W3Schools Tryit Editor。記得將debug的部分取消註解。
  • 顧客提交回饋表單。
  • 收到主旨為[Case Successfully Created in Salesforce]的信件，點選信件中的連結即會回到Salesforce檢視顧客回饋。

Salesforce手機版

  • 到App Store或Google Play下載Salesforce。iOS手機同時按下電源鍵及調高音量鍵（或Home鍵）可以擷取螢幕畫面，Android手機則是同時按下電源鍵及調低音量鍵。

客製標籤

我們來自訂一個標籤，因為各位還是學生，比較沒有機會接觸做生意，所以我們在這裡以選課為例。

  • 點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
  • 點選[Object-Manager]標籤，稍微看一下原本就有的標籤。
  • 點選右上角的[Create]，選擇[Custom Object]。
  • 我們要建立一個記錄選修課程的標籤，在[Label]輸入Course，在[Plural Label]輸入Courses。
  • 記得勾選[Optional Feaures]、[Search Status]、[Object Creation Options]三個類別中的選項，最後點選[Save]。
  • 在[Tab Style]選擇圖示及顏色，完成後點選[Next]。
  • 這裡按照預設就好，按下[Next]。
  • 這裡也按照預設就好，按下[Save]。
  • 回到[Sales]重新整理網頁，檢視新增的標籤[Course]。
  • 或是將這個標籤的順序移到前面，方便使用。
  • 嘗試新增一筆記錄，點選右上角的[New]。
  • 注意到目前只有一個欄位，也就是[Course Name]課程名稱，我們接下來新增一個授課教師的欄位。

客製標籤-新增欄位

  • 點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
  • 點選[Object-Manager]標籤。
  • 點選剛剛建立的[Course]。
  • 在左邊點選[Fields & Relationships]。
  • 在右上角點選[New]。
  • [Data Type]選擇[Master-Detail Relationship]，點選[Next]。
  • [Related To]選擇[Contact]，表示說這個授課教師會是從連絡人中選擇，或是新增至連絡人，點選[Next]。
  • [Field Label]輸入Instructor或是Lecturer或是Professor，點選[Next]。
  • 這裡按照預設就好，點選[Next]。
  • 這裡也是按照預設就好，點選[Next]。
  • 最後按照預設，點選[Save]完成。
  • 回到[Course]標籤，新增一筆記錄，可以看到多了一個[Instructor]欄位。

客製標籤-新增記錄

  • 承接上一張投影片，新增一個課程。在[Instructor]的部分，選擇[New Contact]，我們要直接新增連絡人。
  • 輸入授課教師的資料後，點選[Save]。
  • 點選[Save]新增記錄。
  • 點選[Course]標籤，可以看到剛剛新增的記錄。

新增課表-設定每周重複的事件

  • 我們接著要把課程時間加入行事曆做成課表。點選[Calendar]標籤，先點選右上角的月曆圖示，選擇[Month]，改成月曆檢視。
  • 點選右上角的[New Event]。
  • 但注意到事件的時間沒辦法設定每周重複，不適合我們的課表，但其實是可以的，只是該功能被關閉了，我們現在來打開這個功能。
  • 點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
  • 點選[Object-Manager]標籤。
  • 點選[Event]（不是[Event Store]）。
  • 點選左邊的[Page Layouts]，再點選[Event Layou]。
  • 把[Repeat]拖曳到[Assigned To]前面。（也可以拖曳到其他更適當的位置，但為了繳交作業拍照方便，先拖曳到最前面。）
  • 注意到[Repeat]勾選方塊已經加入，點選左上角的[Save]。
  • 回到[New Event]，可以看到[Repeat]勾選方塊。
  • 勾選[Repeat]，設定課程時間。注意到[Start]跟[End]選擇第一堂課的時間，時間格式中，12點相當0點。要刪除的話，點選該事件（不是點選游標停在上面時出現的[Edit]），點選右上角的向下箭頭，選擇[Delete]，再點選[Delete All Following]。
  • [Subject]輸入課程名稱，在右下角點選[Save]。
  • 可以在[Calendar]中看到課表。

自訂進度條

  • 注意到在[Leads]或是[Opportinuities]有進度條，這是個很棒的功能，我們也來自訂。
  • 根據前面所學，為[Course]這個標籤加入一個名為[Course Stage]的欄位，類別為[Picklist]，選擇後點選右下角的[Next]。
  • [Field Label]輸入Course Stage，[Values]輸入Midterm及Final，注意到用行來分隔。完成後點選[Next]，剩下的部分都按照預設即可。
  • 回到[Course]標籤，嘗試新增一筆記錄，可以看到多了[Course Stage]這個欄位提供選擇。
  • 點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
  • 搜尋path settings，並點選[Path Settings]，接著點選[Enable]，開啟這個功能。
  • 再來點選[New Path]。
  • [Path Name]一樣使用[Course Stage]，[Object]選擇[Course]，[Picklist]已經自動地選擇[Course]中的[Course Stage]欄位，點選右下角的[Next]。
  • 接下來可以對進度條做一些設定，但我們在這裡先保持預設就好，點選右下角的[Next]。
  • 點選[Activate Your Path]，啟用這個進度條，點選右下角的[Finish]。
  • 檢視剛剛建立的課程，這時候還沒辦法看到進度條，點選右上角的齒輪圖示，選擇[Edit Page]。
  • 將左邊的[Path]，拖曳到課程資訊的區域。
  • 可以看到畫面上標注進度條會出現的位置（但不太清楚），點選右上角的[Save]。
  • 接著會跳出提示畫面，詢問是否要啟用，點選[Activate]。
  • 接著會詢問要套用這個設定的階層及範圍，點選[Assign as Org Default]。
  • 接著會詢問在哪一種媒體上顯示這個設定，選擇[Desktop]，接著點選右下角的[Next]。
  • 最後會總結所做的設定，點選[Save]。
  • 回到檢視課程資訊的頁面，可以看到進度條。

新增作業流程自動化

注意到我們剛剛“加入課程”跟“將課程時間加入行事曆”是分開的，我們現在要將這兩個動作自動化。

  • 點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
  • 在左邊的[Process Automation]類別下點選[Flows]，接著點選右上角的[New Flow]。
  • 點選[Record-Triggered Flow]，再點選右下角的[Create]。
  • 因為這個自動化流程是在新增一筆課程記錄時要被觸發，所以我們在[Object]輸入[Course]，接著點選右下角的[Done]。
  • 可以看到這個自動化流程的雛形。
  • 接著我們要設定這個自動化流程要做什麼動作，點選流程中的十字圖案。
  • 在跳出來選單中選擇[Creat Records]，表示我們每新增一筆課程時，在事件中也要新增一筆記錄。
  • 在[Label]中輸入這個動作的名稱，例如creating an event，接著要選擇[Use separate resources, and literal values]（這個動作很重要）。[Object]則輸入[Event]，最後點選右下角的[Done]。
  • 接著點選右上角的[Save]。
  • 接著為這個自動化流程取一個名稱，例如creating an event after creating a course，完成後點選右下角的[Save]。
  • 到這裡只是儲存了這個自動化流程，還要點選右上角的[Activate]才算啟用。
  • 回到[Course]標籤，重新整理，新增一筆記錄，但會出現錯誤訊息，這並不令人意外，因為我們根本沒有設定課程的時間，自動化流程當然不知道在何時新增事件，我們現在來處理這個問題。
  • 我們要在新增一筆課程的記錄時，也設定課程時間，也就是說，我們要在[Course]加入設定時間的欄位。參考之前加入欄位的方法，在[Course]這個標籤中加入下面幾個欄位。
    • Course Start Time（格式為Date/Time）
    • Course End Time（格式為Date/Time）
    • Course Repeat End Date（格式為Date）
    • Repeat Weekday（格式為Number，星期與數字的對照為Sun 1, Mon 2, Tue 4, Wed 8, Thu 16, Fri 32, Sat 64，如果有好幾天則將數字相加，例如如果課程是禮拜一跟禮拜三，那就是2+8=10。考考同學，有同學知道為什麼要用2的次方嗎？）

  • 回到自動化流程圖，點選剛剛的動作，也就是[Create Records]，再選擇[Edit Element]。
  • 點選[Add Field]，依序加入下面的欄位，並設定其指向，完成後點選右下角的[Done]。
    • Subject <-- {!$Record.Name}
    • StartDateTime <-- {!$Record.Course_Start_Time__c}
    • EndDateTime <-- {!$Record.Course_End_Time__c}
    • IsRecurrence <-- {!$GlobalConstant.True}
    • RecurrenceStartDateTime <-- 與StartDateTime相同
    • RecurrenceEndDateOnly <-- {!$Record.Course_Repeat_End_Date__c}
    • RecurrenceType <-- RecursWeekly
    • RecurrenceDayOfWeekMask <-- {!$Record.Repeat_Weekday__c}
    • RecurrenceInterval <-- 1（表示1周重複一次）

  • 點選右上角的[Save As]。
  • 在跳出來的提示畫面中選擇[A New Version]，再點選右下角的[Save]。
  • 記得最後還要再次點選[Activate]才算啟用。
  • 回到[Course]標籤，重新整理後，新增一門課程並設定時間，Salesforce即會在行事曆新增課程時間。
  • 透過這種方式新增的事件，手動的話只能一筆一筆刪除，如果要一次全部刪除的話，要利用資料庫的指令，作法如下。點選右上角的齒輪，選擇[Developer Console]。
  • 點選下方的[Query Editor]，可以透過執行SQL指令來尋找記錄。輸入SELECT Id, Subject FROM Event，再點選下方的[Execute]，上方就會列出所有事件。按住Shift可以選取多筆記錄，選取要刪除的事件後，點選[Delete Row]刪除多個事件。

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