顧客關係管理系統Salesforce教學

顧客關係管理系統Salesforce教學-初階

作者：福別問

推薦的入門書為Sharif Shaalan所著的Salesforce for Beginners，不推薦Salesforce For Dummies。

1. Pages
1.1. 顧客關係管理系統Salesforce教學
 2. 註冊帳號
 3. 切換到Sales模式
 4. 更換頭貼
 5. 名詞定義
 6. 排序標籤
 7. 機會與報價單
 8. 生成紙本報價單
 9. 手動建立商機
 10. 從網頁獲得商機
 11. 從網頁取得顧客回饋
 12. Salesforce手機版
 13. 客製標籤
 14. 客製標籤-新增欄位
 15. 客製標籤-新增記錄
 16. 新增課表-設定每周重複的事件
 17. 自訂進度條
 18. 新增作業流程自動化

註冊帳號

造訪https://developer.salesforce.com/signup，並填寫註冊資訊。
- Role可以選擇Developer，
- Country選擇Australia或Canada或United Kingdom或United States，才會是英文介面的系統。使用英文的最主要原因是遇到問題時，才能在網路上找到解答。如果要切換語言，點選右上角的睏寶頭像，點選[設定]，再點選左側的[語言與時區]。
- Username建議使用信箱後面再加上.sandbox，例如abc@gmail.com.sandbox。
如畫面指示，到信箱收取認證信。
點選[Verify Account]。
接著設定密碼，完成後即會自動登入。注意，之後是到https://login.salesforce.com登入，用username登入，不是用信箱。如果沒有進到設定密碼的畫面，而是要求輸入帳號密碼登入，則輸入username後點選忘記密碼。
登入後的畫面。

切換到Sales模式

預設是[Setup]設定畫面
點選左上角的九宮格圖示（App Launcher），搜尋sales，選擇[Sales]（手機中有一個閃電的圖示）。
[Sales]畫面。

更換頭貼

請各位同學務必要更換，否則助教無法辨別作業。

點選右上角的睏寶頭像
再點選一次頭像。
點選頭像右下角的相機，上傳頭像。
成功更換頭像。

名詞定義

英文	官方翻譯	更貼切的翻譯
Object	物件	標籤
Field	欄位
Record	記錄
標籤	官方翻譯	更貼切的翻譯
Home	首頁
Opportunities	機會	進一步的商機
Leads	商機	一開始的商機
Tasks	工作	任務
Files	檔案
Accounts	帳戶	公司
Contacts	連絡人
Campaigns	活動
Dashboards	顯示面板
Cases	個案	客戶意見

排序標籤

點選右上角的鉛筆。
將標籤按照Leads, Cases, Contact, Calendar, Opportunities排序，點選[Save]。
更換順序後。

機會與報價單

點選[Opportunities]，點選右上角的[New]，新增一筆機會。
輸入該機會的各項資訊後，點選[Save]。
稍微看一下進度條。注意到此時還沒有報價功能，接著我們要開啟報價功能。
點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
搜尋[Quote Settings]，點選[Enable]。
勾選所有Layout後點選[Save]。
回到[Opportunity]，隨便選擇一筆記錄。
可以看到有[Quotes]的功能了。

生成紙本報價單

承接上一張簡報的內容，按下[Quotes]旁邊的向下箭頭，選擇[New Quote]。
建立一筆新的報價後點選[Save]。
點選剛剛建立的報價。
點選右上角的向下箭頭，選擇[Create PDF]。
點選[Save to Quote]。
可以看到儲存成PDF檔案準備日後列印。

手動建立商機

點選[Leads]標籤，點選右上角的[New]。
輸入稱謂、姓名、公司，點選[Save]。
成功新增一筆商機。

從網頁獲得商機

一般來說，在這個網路時代，商機較常透過網路獲得，而非手動建立，我們來看如何實現這個功能。

點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
搜尋web-to-lead，並點選[Web-to-Lead]。
點選[Create Web-to-Lead Form]。
增減適當的欄位，並且取消勾選[Include reCAPTCHA in HTML]，點選[Generate]。
複製HTML程式碼，點選[Finished]。
將剛剛複製的HTML程式碼，貼到網頁程式碼的<body>與</body>中間，可以使用W3Schools Tryit Editor。記得將debug的部分取消註解。
顧客提交商機表單。
收到主旨為[Lead Successfully Created in Salesforce]的信件，點選信件中的連結即會回到Salesforce檢視商機。

從網頁取得顧客回饋

點選[Cases]，目前還沒有記錄。case在這裡翻譯成顧客回饋比較貼切。一般來說顧客回饋都是透過網路來獲得，而非手動建立，我們來看如何實現這個功能。
點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
搜尋web-to-case html generator。增減適當的欄位，並且取消勾選[Include reCAPTCHA in HTML]，點選[Generate]。
複製HTML程式碼，點選[Finished]。
將剛剛複製的HTML程式碼，貼到網頁程式碼的<body>與</body>中間，可以使用W3Schools Tryit Editor。記得將debug的部分取消註解。
顧客提交回饋表單。
收到主旨為[Case Successfully Created in Salesforce]的信件，點選信件中的連結即會回到Salesforce檢視顧客回饋。

Salesforce手機版

到App Store或Google Play下載Salesforce。iOS手機同時按下電源鍵及調高音量鍵（或Home鍵）可以擷取螢幕畫面，Android手機則是同時按下電源鍵及調低音量鍵。

客製標籤

我們來自訂一個標籤，因為各位還是學生，比較沒有機會接觸做生意，所以我們在這裡以選課為例。

點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
點選[Object-Manager]標籤，稍微看一下原本就有的標籤。
點選右上角的[Create]，選擇[Custom Object]。
我們要建立一個記錄選修課程的標籤，在[Label]輸入Course，在[Plural Label]輸入Courses。
記得勾選[Optional Feaures]、[Search Status]、[Object Creation Options]三個類別中的選項，最後點選[Save]。
在[Tab Style]選擇圖示及顏色，完成後點選[Next]。
這裡按照預設就好，按下[Next]。
這裡也按照預設就好，按下[Save]。
回到[Sales]重新整理網頁，檢視新增的標籤[Course]。
或是將這個標籤的順序移到前面，方便使用。
嘗試新增一筆記錄，點選右上角的[New]。
注意到目前只有一個欄位，也就是[Course Name]課程名稱，我們接下來新增一個授課教師的欄位。

客製標籤-新增欄位

點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
點選[Object-Manager]標籤。
點選剛剛建立的[Course]。
在左邊點選[Fields & Relationships]。
在右上角點選[New]。
[Data Type]選擇[Master-Detail Relationship]，點選[Next]。
[Related To]選擇[Contact]，表示說這個授課教師會是從連絡人中選擇，或是新增至連絡人，點選[Next]。
[Field Label]輸入Instructor或是Lecturer或是Professor，點選[Next]。
這裡按照預設就好，點選[Next]。
這裡也是按照預設就好，點選[Next]。
最後按照預設，點選[Save]完成。
回到[Course]標籤，新增一筆記錄，可以看到多了一個[Instructor]欄位。

客製標籤-新增記錄

承接上一張投影片，新增一個課程。在[Instructor]的部分，選擇[New Contact]，我們要直接新增連絡人。
輸入授課教師的資料後，點選[Save]。
點選[Save]新增記錄。
點選[Course]標籤，可以看到剛剛新增的記錄。

新增課表-設定每周重複的事件

我們接著要把課程時間加入行事曆做成課表。點選[Calendar]標籤，先點選右上角的月曆圖示，選擇[Month]，改成月曆檢視。
點選右上角的[New Event]。
但注意到事件的時間沒辦法設定每周重複，不適合我們的課表，但其實是可以的，只是該功能被關閉了，我們現在來打開這個功能。
點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
點選[Object-Manager]標籤。
點選[Event]（不是[Event Store]）。
點選左邊的[Page Layouts]，再點選[Event Layou]。
把[Repeat]拖曳到[Assigned To]前面。（也可以拖曳到其他更適當的位置，但為了繳交作業拍照方便，先拖曳到最前面。）
注意到[Repeat]勾選方塊已經加入，點選左上角的[Save]。
回到[New Event]，可以看到[Repeat]勾選方塊。
勾選[Repeat]，設定課程時間。注意到[Start]跟[End]選擇第一堂課的時間，時間格式中，12點相當0點。要刪除的話，點選該事件（不是點選游標停在上面時出現的[Edit]），點選右上角的向下箭頭，選擇[Delete]，再點選[Delete All Following]。
[Subject]輸入課程名稱，在右下角點選[Save]。
可以在[Calendar]中看到課表。

自訂進度條

注意到在[Leads]或是[Opportinuities]有進度條，這是個很棒的功能，我們也來自訂。
根據前面所學，為[Course]這個標籤加入一個名為[Course Stage]的欄位，類別為[Picklist]，選擇後點選右下角的[Next]。
[Field Label]輸入Course Stage，[Values]輸入Midterm及Final，注意到用行來分隔。完成後點選[Next]，剩下的部分都按照預設即可。
回到[Course]標籤，嘗試新增一筆記錄，可以看到多了[Course Stage]這個欄位提供選擇。
點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
搜尋path settings，並點選[Path Settings]，接著點選[Enable]，開啟這個功能。
再來點選[New Path]。
[Path Name]一樣使用[Course Stage]，[Object]選擇[Course]，[Picklist]已經自動地選擇[Course]中的[Course Stage]欄位，點選右下角的[Next]。
接下來可以對進度條做一些設定，但我們在這裡先保持預設就好，點選右下角的[Next]。
點選[Activate Your Path]，啟用這個進度條，點選右下角的[Finish]。
檢視剛剛建立的課程，這時候還沒辦法看到進度條，點選右上角的齒輪圖示，選擇[Edit Page]。
將左邊的[Path]，拖曳到課程資訊的區域。
可以看到畫面上標注進度條會出現的位置（但不太清楚），點選右上角的[Save]。
接著會跳出提示畫面，詢問是否要啟用，點選[Activate]。
接著會詢問要套用這個設定的階層及範圍，點選[Assign as Org Default]。
接著會詢問在哪一種媒體上顯示這個設定，選擇[Desktop]，接著點選右下角的[Next]。
最後會總結所做的設定，點選[Save]。
回到檢視課程資訊的頁面，可以看到進度條。

新增作業流程自動化

注意到我們剛剛“加入課程”跟“將課程時間加入行事曆”是分開的，我們現在要將這兩個動作自動化。

點選右上角齒輪圖示，選擇[Setup]。
在左邊的[Process Automation]類別下點選[Flows]，接著點選右上角的[New Flow]。
點選[Record-Triggered Flow]，再點選右下角的[Create]。
因為這個自動化流程是在新增一筆課程記錄時要被觸發，所以我們在[Object]輸入[Course]，接著點選右下角的[Done]。
可以看到這個自動化流程的雛形。
接著我們要設定這個自動化流程要做什麼動作，點選流程中的十字圖案。
在跳出來選單中選擇[Creat Records]，表示我們每新增一筆課程時，在事件中也要新增一筆記錄。
在[Label]中輸入這個動作的名稱，例如creating an event，接著要選擇[Use separate resources, and literal values]（這個動作很重要）。[Object]則輸入[Event]，最後點選右下角的[Done]。
接著點選右上角的[Save]。
接著為這個自動化流程取一個名稱，例如creating an event after creating a course，完成後點選右下角的[Save]。
到這裡只是儲存了這個自動化流程，還要點選右上角的[Activate]才算啟用。
回到[Course]標籤，重新整理，新增一筆記錄，但會出現錯誤訊息，這並不令人意外，因為我們根本沒有設定課程的時間，自動化流程當然不知道在何時新增事件，我們現在來處理這個問題。
我們要在新增一筆課程的記錄時，也設定課程時間，也就是說，我們要在[Course]加入設定時間的欄位。參考之前加入欄位的方法，在[Course]這個標籤中加入下面幾個欄位。
- Course Start Time（格式為Date/Time）
- Course End Time（格式為Date/Time）
- Course Repeat End Date（格式為Date）
- Repeat Weekday（格式為Number，星期與數字的對照為Sun 1, Mon 2, Tue 4, Wed 8, Thu 16, Fri 32, Sat 64，如果有好幾天則將數字相加，例如如果課程是禮拜一跟禮拜三，那就是2+8=10。考考同學，有同學知道為什麼要用2的次方嗎？）
回到自動化流程圖，點選剛剛的動作，也就是[Create Records]，再選擇[Edit Element]。
點選[Add Field]，依序加入下面的欄位，並設定其指向，完成後點選右下角的[Done]。
- Subject <-- {!$Record.Name}
- StartDateTime <-- {!$Record.Course_Start_Time__c}
- EndDateTime <-- {!$Record.Course_End_Time__c}
- IsRecurrence <-- {!$GlobalConstant.True}
- RecurrenceStartDateTime <-- 與StartDateTime相同
- RecurrenceEndDateOnly <-- {!$Record.Course_Repeat_End_Date__c}
- RecurrenceType <-- RecursWeekly
- RecurrenceDayOfWeekMask <-- {!$Record.Repeat_Weekday__c}
- RecurrenceInterval <-- 1（表示1周重複一次）
點選右上角的[Save As]。
在跳出來的提示畫面中選擇[A New Version]，再點選右下角的[Save]。
記得最後還要再次點選[Activate]才算啟用。
回到[Course]標籤，重新整理後，新增一門課程並設定時間，Salesforce即會在行事曆新增課程時間。
透過這種方式新增的事件，手動的話只能一筆一筆刪除，如果要一次全部刪除的話，要利用資料庫的指令，作法如下。點選右上角的齒輪，選擇[Developer Console]。
點選下方的[Query Editor]，可以透過執行SQL指令來尋找記錄。輸入SELECT Id, Subject FROM Event，再點選下方的[Execute]，上方就會列出所有事件。按住Shift可以選取多筆記錄，選取要刪除的事件後，點選[Delete Row]刪除多個事件。